تبصره 1 ـ  اشتباه در شماره‏گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی‏اعتباری دفاتر نخواهد بود.

تبصره 2 ـ  نوشتن دفاتر با وسایلی که به‏ سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیک) ممنوع است.(تنها مورد مجاز جمع ستونهای بدهکار و بستانکار می باشد)

تبصره 3 ـ  ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ‏ شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضا شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.

ماده 3 )  مؤدیان مشمول این آیین ‏نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضای پلمپ و ثبت‏شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثنای سال به‏علت تمام‏ شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در این ‏صورت مجاز هستند دفاتر جدید امضا، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده 16 این آیین ‏نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه برای استفاده در هر سال مالی در اظهارنامه مالیاتی مربوط آن سال الزامی است.

ماده 7 )  دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستونهایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی‏های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به‏ ترتیب تاریخ وضوع در آن ثبت گردد به ‏طوری‏ که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مؤدی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان‏پذیر باشد.

نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی :

ماده 11 )  مؤدیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می‏نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مؤدیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) باید هرگونه درآمد، هزینه، خرید و فروش دارایی‏های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آیین ‏نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حسابها از ماشینهای الکترونیکی و کارتهای حساب استفاده شود.

تبصره ـ  اشتباهات حسابداری درصورتی ‏که بعداً در اثنای عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و برپایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده 13 )  در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می‏شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها، هزینه‏ها، خرید و فروش دارایی‏های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.

تبصره 1 ـ  تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تأخیر تحریر شناخته نمی‏شود و هرگاه انجام و ختم اینگونه اعمال با توجه به روش و طرز کار مؤسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده ‏شدن آن برای ثبت در دفتر تأخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

تبصره 2 ـ  تأخیر در تحریر عملیات درصورتی ‏که به ‏منظور سوءاستفاده نباشد، تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیأت 3 نفری موضوع بند 2 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 3/12/66 و اصلاحیه‏های بعدی به قانونی ‏بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده 14 )  کلیه عملیات ثبت‏شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.

ماده 16 )  امضا و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضا و پلمپ هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته‏ باشد و همچنین تأخیر امضای پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره‏های 3 و 4 ماده 13 این آیین ‏نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 این آیین ‏نامه در مورد دفتر کل به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

موارد رد دفاتر :

ماده 20 )  تخلف از تکالیف مقرر در این آیین ‏نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می‏باشد :

1 -  درصورتی‏ که دفاتر ارائه‏ شده به ‏نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

2 -  عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

3 -  ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه .

4 -  ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.

5 -  تراشیدن و پاک‏ کردن و محوکردن مندرجات دفاتر به‏ منظور سوء استفاده .(تعداد اشتباهات مجاز در تمامی دفاتر 3 بار می باشد که تصحیح اشتباهات با کشیدن یک خط افقی توسط خودکار قرمز بر روی آن و نوشتن صحیح در بین خطوط با خودکار همرنگ صورت می پذیرد.)

6 -  جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به ‏منظور سوء استفاده .

7 -  بستانکارشدن حسابهای نقدی و بانکی، مگر اینکه حسابهای بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار‏شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخر ثبت حسابها باشد که در این ‏صورت موجب رد دفتر نیست.

8 -  تأخیر تحریر دفتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره‏های 2 و 3 و 4 ماده 13 و تأخیر تحریر دفترکل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده 14 و تأخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده 17 این آیین ‏نامه .

9 -  عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده 15 این آیین ‏نامه .

10- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات مؤسسه درصورتی ‏که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 این آیین ‏نامه اقدام نشده‏ باشد.

11 -  درصورتی ‏که مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده 169 قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننمایند.

12 -  عدم ارائه آیین ‏نامه‏ها یا دستورالعملهای کار ماشین و برنامه‏های آن و نحوه کار با نرم‏افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده 17 این آیین ‏نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده می‏نمایند.

13 -  عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ‏ شده (ولو نانویس) .

14 -  استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ‏ شده سالهای قبل (با توجه به مقررات ماده 3 این آیین‏نامه) .

15 -  عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستمهای الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستمهای مذکور استفاده می‏نمایند.

16 -  ثبت هزینه‏ها و درآمدها و هر نوع اعمال و احکام مالی غیرواقع در دفاتر به شرط احراز . (توضیح اینکه ثبت هزینه‏هایی که وقوع آن محقق بوده اما به ‏دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می‏شود، به‏ منزله ثبت هزینه‏های غیرواقع تلقی نمی‏شود) .

تبصره ـ  در مورد بند 6 این ماده چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‏آورد.

ماده21- موارد مذکور در زیر در صورتیکه دفاتر و اسناد و مدارک مؤدی مورد قبول مأموران تشخیص یا حسب مورد هیأت موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم و یا هیأت های حل اختلاف مالیاتی قرار گیرد، موجب تعلق جریمه می باشد.

الف- قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی در هر مورد دویست ریال و حداکثر ده هزارریال.

ب- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل ) بین سطور یا در حاشیه در هر مورد پنج هزار ریال.

ج- تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر در هر مورد ده هزار ریال.

د- محو کردن مندرجات دفاتر یا وسائل شیمیایی در هر مورد پنجاه هزار ریال

هـ- ناپدید کردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر و نظایر آنها در هر مورد بیست هزار ریال.

و- جای سفید گذاشتن در صفحات دفترروزنامه و دفتر مشاغل بیش از حد مجاز مقرر در این آئین نامه در هر مورد پنج هزار ریال.

ز- سفید ماندن تمام صفحه در دفاتر روزنامه و مشاغل، غیر از موارد مجاز مقرر در این آئین نامه بازاء هر صفحه هزار ریال.

ح- بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی،غیر از موارد مجاز مقرر در این آئین نامه پنج هزار ریال.

ط- تأخیر تحریر دفاتر قانونی بیش از حد مجاز مقرر در این آئین نامه برای هر مورد پنج هزار ریال.

ی- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات مؤسسه در هر مورد دو هزار ریال و حد اکثر بیست هزار ریال.

ک- عدم ارائه دفاتر ثبت و پلمپ شده مربوط به سال مالیاتی مورد رسیدگی بازاء هر جلد دفتر یکصد هزار ریال.

ل- عدم رعایت مقررات موضوع تبصره (2) مادۀ ( 1) این آئین نامه یکصد هزار ریال.

تبصره1- حداکثر جریمه مقرر در این آئین نامه برای یک یا چند مورد حسب مقررات تبصره یک ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم به شرح زیر خواهد بود.                            

1-   تا ده درصد مالیات متعلق، در صورتیکه ده درصد مذکور از یکصد هزار بیشتر باشد.

2-   تا یکصد هزار ریال، در صورتیکه ده درصد مالیات معادل و یا کمتر از یکصد هزار ریال باشد.

3-   تا یکصد هزار ریال، در صورت عدم شمول مالیات.

برخی نکات :                          

الف) از حروف اختصاری در ثبت دفاتر استفاده نمی شود و تنها موردی که می توان با ایضا مشخص نمود، تاریخ می باشد.

ب) رویه ثبت از ابتدا تا انتهای دفاتر می بایست یکسان باشد.

ج) ثبت نوشته ها می بایست دقیقا بر روی خطوط باشد.

د) توضیحات هر فعالیت نباید از یک خط بیشتر باشد.